Plataforma Digital de Reembolso de Gastos Médicos
Industria
Salud
País
Costa Rica
Cliente
Colegio profesional
La institución administraba el beneficio de reembolso de gastos médicos para sus agremiados mediante procesos manuales y herramientas parcialmente digitalizadas.
- Procesos lentos de recepción y validación de solicitudes.
- Uso intensivo de correo electrónico y documentación física.
- Dificultad para aplicar reglas de cobertura de forma uniforme.
- Limitada trazabilidad del estado de las solicitudes.
- Carga operativa elevada para el área administrativa y financiera.
La organización requería una solución digital que funcionara de forma similar a un esquema interno de seguro médico, permitiendo controlar el fondo de beneficios, aplicar reglas automatizadas y ofrecer transparencia total a los agremiados.
Desafío
El proyecto debía:
Digitalizar completamente el proceso de solicitud y aprobación de reembolsos.
Permitir a los agremiados cargar comprobantes y dar seguimiento en línea.
Implementar un motor de reglas configurable para validar coberturas y topes.
Garantizar seguridad y confidencialidad de información médica y financiera.
Brindar reportes claros para la gestión administrativa y control presupuestario
Asegurar trazabilidad completa para fines de auditoría interna.
La solución
Arkkosoft diseñó e implementó una Plataforma Digital de Reembolsos Médicos, centralizada y accesible vía web, que moderniza la administración de beneficios sociales mediante una arquitectura cloud escalable y segura.
La solución transformó un proceso manual en un flujo digital automatizado, con control financiero, trazabilidad total y experiencia optimizada para el usuario final.
Componentes Principales
- Plataforma Web para Agremiados
- Registro e inicio de sesión seguro.
- Creación de solicitudes de reembolso.
- Carga digital de facturas y comprobantes médicos.
- Seguimiento del estado en tiempo real.
- Módulo de Gestión Administrativa
- Revisión y aprobación/rechazo de solicitudes.
- Validación de documentación adjunta.
- Gestión de estados y observaciones.
- Motor de Reglas de Cobertura
- Configuración de topes anuales y por evento.
- Validación automática de montos.
- Aplicación de políticas internas del colegio.
- Reducción de errores manuales en la aprobación.
- Paneles de Control y Reportes
- Visualización de solicitudes por estado.
- Control de ejecución presupuestaria.
- Reportes financieros y operativos.
- Control de Accesos y Auditoría
- Gestión de usuarios y perfiles.
- Registro detallado de acciones.
- Historial completo de cada solicitud.
Arquitectura del servicio
Se implementó una arquitectura centralizada, escalable y segura sobre infraestructura cloud, permitiendo:
- Acceso web seguro para agremiados y administradores.
- Separación de roles y permisos.
- Alta disponibilidad y escalabilidad bajo demanda.
- Protección de datos sensibles mediante segmentación de red y autenticación robusta.
La solución fue desplegada sobre infraestructura de Amazon Web Services, siguiendo un enfoque serverless y basado en APIs.
Tecnología utilizada
Backend
Node.js AWS Lambda Amazon API Gateway
Base de datos
Amazon Aurora (MySQL)
Almacenamiento de componentes
Amazon S3
Seguridad
Amazon Cognito AWS VPC (segmentación y control de red)
Notificaciones
Amazon SES (notificaciones de estado y comunicaciones)
Monitoreo
Amazon CloudWatch
Alcance del proyecto
- Implementación integral de la plataforma digital.
- Digitalización completa del proceso de solicitud y aprobación de reembolsos.
- Configuración de reglas de cobertura y topes económicos.
- Parametrización de flujos de revisión y aprobación.
- Capacitación a usuarios administrativos y agremiados.
- Documentación funcional y técnica.
- Acompañamiento en salida a producción.
Resultados obtenidos
- Reducción significativa en tiempos de procesamiento de solicitudes.
- Mayor transparencia para los agremiados.
- Disminución de errores manuales en validaciones de cobertura.
- Mejor control financiero y presupuestario del fondo de beneficios.
- Trazabilidad completa para auditorías internas.
- Incremento en la satisfacción y confianza de los afiliado
Impacto estratégico
La plataforma permitió al colegio profesional fortalecer su propuesta de valor hacia los agremiados, modernizando la gestión de beneficios sociales y transformando un proceso administrativo complejo en una experiencia digital ágil, segura y transparente.
Además, estableció una base tecnológica escalable que facilita futuras ampliaciones, como nuevos tipos de beneficios o integraciones con sistemas financieros.
